Al meer dan 40 jaar archiveert Liberas de geschiedenis van zijn archiefvormers. Met sommige archiefvormers heeft Liberas een jarenlange verstandhouding. Die allereerste schenkingen zijn uiteraard al jaren geleden verwerkt in archiefinventarissen. Maar wat gebeurt er wanneer een organisatie na een aantal jaar een nieuwe schenking doet? De laatste twee jaar had Liberas opnieuw wat oog voor de archiefvormers van het eerste uur.
Orde op zaken
Voor de goede orde van de dag: Liberas registreert elke schenking keurig in het archiefbeheersysteem. Zo weten de archivarissen op elk moment exact waar elk stuk zich bevindt. Het uiteindelijke doel is om de stukken van verschillende schenkingen van eenzelfde organisatie samen te brengen in één inventaris. Dit maakt de archieven niet alleen eenvoudiger doorzoekbaar voor onderzoekers, maar helpt ook de archivarissen zelf om een duidelijk overzicht van de collectie te behouden. Overtollig materiaal wordt verwijderd, digitalisering verloopt vlotter, dubbele stukken worden vermeden, en de vindbaarheid wordt aanzienlijk verbeterd.
Archieven, geen statisch gegeven
Het aanvullen van eerder geïnventariseerde archieven met nieuw binnengekomen materiaal vergt wat extra werk, maar is absoluut de moeite waard. Neem bijvoorbeeld het archief van Kindergeluk, een liefdadigheidsorganisatie uit Brussel. De eerste schenking van deze organisatie dateert uit 1995, en de meest recente uit 2014, goed voor in totaal dertien schenkingen. De oorspronkelijke inventaris verscheen in 2006, maar tussen 2007 en 2014 volgden nog zeven schenkingen.
Hoewel al deze schenkingen netjes geregistreerd waren, kon de inventaris wel wat werk gebruiken. Het bijwerken van deze inventaris was waardevol, want de latere schenkingen bevatten meer dan alleen de recentste administratie. Enkele oudere stukken, waaronder een reeks dossiers voor het verlenen van hulp aan scholen in de jaren 1970 en een kasboek uit de jaren 1940, verrijkten de inventaris aanzienlijk. In 2023-2024 kregen 30 archieven een soortgelijke behandeling. Meestal gaat het in dergelijke schenkingen om recenter gevormd archief, dat na de afsluiting van het dossier of boekjaar wordt overgedragen. Toch komen er bij sommige aanvullingen nog mooie stukken naar boven. Bij het voorbereiden van een overdracht gebeurt het wel vaker dat een vereniging nog een oud fotoalbum, verslagboek of andere oudere archiefdocumenten vindt, die dan worden meegegeven.
In die 30 aangevulde archieven zitten heel wat organisaties zoals Kindergeluk: lokale vereniging met een middelgroot archief dat de volledige bestaansperiode dekt. Naast dat type van organisatie zitten onder de bijgewerkte inventarissen ook archieven van zeer grote gehelen zoals die van de ACLVB. Het archief van de liberale vakbond bij Liberas omvat in totaal 420 meter. Jaarlijks komen er aanvullingen bij. Om dit archief te ontsluiten werd gekozen voor gefaseerde aanpak, waarbij eerst de belangrijkste reeksen van het archief worden ontsloten.
Archieven die blijven groeien
De samenwerking met organisaties die hun archieven blijven aanvullen, is van onschatbare waarde voor Liberas. Het regelmatig ontvangen van nieuw archiefmateriaal zorgt ervoor dat de collecties levendig en actueel blijven. Door deze voortdurende betrokkenheid kunnen onderzoekers niet alleen een vollediger beeld schetsen van de geschiedenis van een organisatie, maar wordt ook het maatschappelijke en historische belang van deze instellingen onderstreept. Bovendien helpt het aanvullen van bestaande archieven bij het bewaren van een coherente en uitgebreide verzameling, waarin de evolutie van een organisatie en haar impact op de samenleving duidelijk wordt.
Ook het belang van digitaal archief moet hier onderstreept worden. Tegenwoordig werken we allemaal digitaal. Het is belangrijk dat ook deze digitale documenten uiteindelijk hun weg vinden naar een archiefbewaarplaats, zodat toekomstige onderzoekers ook een beeld kunnen krijgen van onze hedendaagse periode.
Schonk u in het verleden al archief aan Liberas, maar is het al even geleden? Onze relatiebeheerders Bruno Van Verdeghem en Kris De Beule zijn u graag van dienst met al uw vragen omtrent (digitaal) archief.
Overzicht van de bijgewerkte inventarissen
In 2023-2024 inventariseerden de archivarissen in hoog detail ruim 378 meter archief. Ongeveer 36,5 meter daarvan bestaat uit aanvullingen. Hieronder presenteren we het overzicht van de bijgewerkte archiefinventarissen:
Archief Diesterweg’s Hulpkas voor Behoeftige Schoolkinderen (Antwerpen)
Archief Harmonie De Oude Garde – Les Vrais Amis Constants – DOGA (Aalst)
Archief Kring Reserveofficieren Gent
Archief Liberaal Huis (Deinze)
Archief Liberaal Huis (Lokeren)
Archief Liberaal Radio- en Televisie-instituut (LIRTI)
Archief Liberale Dames- en Juffersbond Niel
Archief Liberale Harmonie Vooruit Zonder Vrees (Niel)
Archief Liberale Vriendenkring OSP
Archief Liberale Vrouwenbond Deinze
Archief Paul Kronacker & Mary Kronacker-Good
Archief PVV – VLD district Deinze
Archief PVV – VLD Provinciaal Verbond West-Vlaanderen
Archief PVV arrondissementsfederatie Hasselt-Sint-Truiden
Archief Willemsfonds Moerbeke-Waas