De beroepsfederatie van archieven in Schotland (Archives & Records Association Scotland) organiseert sinds 2018 in april de actie #Archive30 op sociale media. Hiermee zet ARA Scotland archieven, archivarissen en collecties waarvoor ze zorgen een maand lang in de schijnwerpers. Tijdens de campagne van 2023 peilde de mediacampagne naar de vooroordelen die er bestaan met betrekking tot archieven. De grote lijnen uit de tientallen berichten leveren twaalf stellingen op. Het is duidelijk dat er nog veel werk aan de winkel is met betrekking tot beeldvorming over archieven en bewustmaking van het publiek.

#1 Archieven zijn gesloten huizen

• Archieven waren inderdaad lange tijd gesloten organisaties. Het leek soms zelfs wenselijk om zo weinig mogelijk bezoekers te ontvangen. Als die er al kwamen, waren dat bij voorkeur gedegen onderzoekers. Intussen doen archieven er alles aan om hun archiefcollectie op diverse manieren te presenteren en toegankelijk te maken. Iedereen is welkom, niet enkel onderzoekers.

#2 Archieven zijn stoffig

• Archiefdepots zijn geen onoverzichtelijke stapelruimtes. Integendeel: de opslagruimtes zijn goed ingericht en gestructureerd en voldoen aan duidelijke standaarden. Alle archiefstukken worden bovendien zorgvuldig verpakt. Stevige mappen en dozen houden stof en vuil buiten.

#3 Archieven zijn saai

• Achter de duizenden gearchiveerde stukken gaat een hele, veelal onbekende, wereld schuil. Archiefmedewerkers publiceren deze ontdekkingen als erfgoedverhalen op websites en in expo’s. Dankzij archiefeducatie maken ook kinderen en jongeren kennis met de rijkdom van de archieven. Een boeiende en verrassende wereld opent zich.

#4 Archieven hebben geen interesse in het alledaagse

• Bewaren archieven enkel oude documenten? Zeker niet! Archieven bewaren ook de stukken van nu voor de historici en het erfgoed van de toekomst. Bovendien zijn niet enkel de documenten en objecten van ‘grote’ figuren en gebeurtenissen belangrijk. Ook erfgoed van ‘gewone’ mensen en van alledaagse dingen krijgt een plaatsje in het archief.

#5 Archieven bewaren alles

• Sommigen schenken heel veel archief, soms tientallen meters (archieven worden in meters geteld). Bij aankomst onderzoekt een archivaris zorgvuldig de stukken en toetst die af aan vooropgestelde criteria (bv. of de stukken reeds in andere archieven worden bewaard). Na dit proces van waardering wordt soms maar een deel definitief opgenomen.

#6 Archieven stoppen alles in een archiefdoos en klaar is kees

• Archivarissen steken inderdaad veel tijd in het zogenaamde schonen (nietjes en klemmetjes uithalen, elastiekjes verwijderen) en het netjes ordenen en verpakken. Even belangrijk is het maken van een archiefbeschrijving om de context van het archief vast te leggen en te verduidelijken. Dat neemt best wel wat tijd in beslag. Het doel is evenwel altijd de archieven beschikbaar stellen voor raadpleging en onderzoek.

#7 Archieven bewaren enkel papier

• Ieder jaar komen er kilo’s papier binnen in archieven. Naast al die documenten, publicaties, folders en andere gedrukte materialen zijn er ook heel wat archieven die objecten bijhouden. Dit zijn niet alleen foto’s, film en affiches. Ook vlaggen, borstbeelden, schilderijen en allerhande andere objecten vinden een plaats in het archief.

#8 Archivarissen zijn digitaal analfabeet

• Potlood en papier zijn niet langer het enige gereedschap van de archivaris. Dankzij gespecialiseerde archiefsoftware brengen archivarissen de stukken al dan niet gedetailleerd in kaart en brengen ze deze informatie langs digitale weg naar de buitenwereld. Daarnaast schenken archiefvormers steeds meer digitaal archief. Zo is er intussen heel wat kennis aanwezig over het archiveren van digitale bestanden, sociale media en websites.

#9 Archieven digitaliseren alles

• De afgelopen jaren hebben zowat alle archieven duizenden stukken gedigitaliseerd. Er is al veel werk verzet op dit gebied, maar het is slechts een klein deel van de gigantische papieren archiefberg. Maar er wordt niet automatisch gedigitaliseerd: prioriteiten worden gesteld en beslissingen worden genomen. Criteria als kwetsbaarheid en raadpleging zijn belangrijk. De vragen van de gebruikers van archieven werken eveneens inspirerend.

#10 Archieven gooien originelen weg na digitalisering

• Papieren archieven nemen veel plaats en ruimte in beslag. Daarom kan worden overwogen om het origineel na digitalisering van het document weg te gooien. Dit gebeurt echter uiterst zelden. De behoefte om naar het originele stuk terug te gaan blijft in veel gevallen groot..

#11 Archiefstukken vind je allemaal online terug

• Archieven lanceerden de voorbije jaren websites waar heel wat informatie terug te vinden is. In veel gevallen gaat het hier enkel om beschrijvingen of overzichten. Slechts in bepaalde gevallen is een volledig gedigitaliseerde weergave beschikbaar. Wees dus niet ontgoocheld wanneer blijkt dat je voor het raadplegen van een document nog een fysiek bezoek moet inplannen.

#12 Archiefstukken behandel je met een witte handschoen

• We sluiten dit overzicht af met een klassieker onder de vooroordelen: bij het consulteren van archieven draag je best witte handschoenen. In bepaalde gevallen (foto’s) is dit inderdaad aanbevolen. Voor de meeste documenten is dit niet het geval. Witte stoffen handschoenen zijn niet alleen onhandig, ze beschadigen ook gemakkelijk het papier. Netjes gewassen handen kunnen volstaan bij raadpleging (en als het dan toch moet: neem nitrilhandschoenen).