Gebruikers van de website www.liberas.eu die een digitaal bestand van een collectiestuk ontvangen, konden dit tot voor kort doen door een mail te sturen naar info@liberas.eu met vermelding van de gevraagde stukken. Dat was werkbaar maar vroeg toch van de gebruiker wat knip- en plakwerk. Het uitrollen van een meer gestructureerde oplossing stond reeds een tijdje hoog op de agenda van het digitaliseringsteam van Liberas. In het voorjaar van 2022 is de nieuwe toepassing ingevoegd. Het is een belangrijke stap op weg naar de digitale leeszaal.
Aanvraag tot digitalisering
Bij elke beschrijving van een archiefstuk is een icoontje “Digitaliseren” toegevoegd. Door te klikken plaatst de bezoeker van de website het archiefstuk bij de aanvragen. Het is mogelijk om dit te herhalen en dus meerdere archiefstukken toe te voegen. Wanneer de gebruiker klaar is met zijn zoekwerk stuurt hij de aangevraagde archiefstukken door naar Liberas voor digitalisering.
Opgelet: het is belangrijk dat de aanvrager een login aanmaakt op de website. Enkel op die manier is het mogelijk om contact op te nemen van zodra de stukken klaar zijn. Na het indienen ontvangt de aanvrager bovendien een e-mail met overzicht van de aangevraagde stukken. Dit werkt voorlopig enkel voor collectiestukken onder de afdeling ‘Archief’. In de toekomst wordt deze functionaliteit uitgebreid voor de afdeling ‘Bibliotheek’ (boeken en periodieken).
Het hele digitaliseringsproces loopt achter de schermen verder. De gedigitaliseerde bestanden komen na verwerking binnen het digitaliseringsteam terecht in het collectiebeheersysteem. De aanvrager ontvangt vervolgens bericht dat de aangevraagde stukken klaar staan op de website. Liberas handelt aanvragen af binnen een termijn van 1 tot 7 werkdagen.
Deze vernieuwde en aangepaste manier van werken biedt een aantal belangrijke voordelen. De gebruiker boekt tijdswinst omdat er geen verplaatsing nodig is naar de leeszaal. De gedigitaliseerde archiefstukken zijn te bekijken via de website en dienen in de toekomst niet meer uitgehaald en gemanipuleerd te worden, behalve in uitzonderlijke gevallen. Liberas tot slot bouwt op deze wijze procesmatig het digitaal archief voor de toekomst uit.
Aanvraag tot raadpleging
Wenst een gebruiker een archief door te nemen, kan hij op een gelijkaardige manier deze stukken ter inzage aanvragen. Bij elk archiefstuk werd hiervoor het icoontje “Aanvragen” toegevoegd. Door hier op te klikken komen de stukken bij de aanvragen terecht. De gebruiker moet in dit geval wel een datum en tijdstip aangeven waarop hij de gewenste stukken wil inkijken. De verdere aanvraagprocedure verloopt opnieuw helemaal automatisch. Een overzichtsmail wordt gegenereerd en naar de gebruiker verstuurd. Van zodra de stukken klaar liggen in de leeszaal, krijgt hij hiervan een bevestiging. Met deze aanvraag in de hand verloopt een bezoek aan de leeszaal vlug en efficiënt.
In het kader van het kwaliteitsbeleid staat Liberas steeds open voor suggesties tot verbetering. Indien u het systeem heeft getest en er suggesties zijn tot verbetering neem dan zeker contact op via info@liberas.eu.
