Naar aanleiding van de coronamaatregelen werd midden maart aan de medewerkers van Liberas gevraagd om van thuis uit te werken. Intussen verloopt de Liberas-werking al meer dan een maand volgens deze manier. We zien de maatregelen gaandeweg versoepelen, maar thuiswerken blijft nog steeds de norm. Het leek daarom een geschikt moment om bij de medewerkers even te polsen naar de ervaringen met dat thuiswerk versus werken op het archief. Hoe heeft Liberas haar werking in deze periode aangepast? En is van thuis werken voor medewerkers van een archiefinstelling wel mogelijk?
Waar werken archiefmedewerkers thuis aan?
Dankzij de verbinding met de serveromgeving van Liberas kunnen de medewerkers thuis aan de slag. Zo werkt archivaris Florian Van de Walle aan het beschrijven van de verkiezingspropaganda binnen het project Sporen van Democratie, Jeroen Buysse (verantwoordelijke digitalisering) houdt zich onder andere bezig met het structureren van gedigitaliseerd materiaal en digitale ondersteuning van collega’s. Sébastien Baudart (archivaris) converteert inventarissen voor import in het archiefbeheersysteem, helpt collega’s die inventariseren, en werkt aan een nieuwe versie van het collectieplan. De onderzoeksmedewerkers van Liberas verdiepen zich in het schrijven van artikels voor verscheidene publicaties, en ook de communicatiedienst schrijft verder en blijft de sociale media en website up-to-date houden. Het nodige materiaal dat zij hiervoor gebruiken vinden zij via het collectiebeheersysteem en het digitaal depot.
Hoe wordt dat thuiswerk ervaren?
Thuiswerken wordt in het algemeen bij de Liberas-medewerkers als iets positiefs ervaren. Velen kunnen geconcentreerd en tijdsefficiënt doorwerken. De medewerkers van het secretariaat, wiens werk vaak wordt onderbroken door het opnemen van een telefoon of het binnenlaten van bezoekers, kunnen ongestoord inventarissen converteren, de bibliotheek collectie nakijken op dubbels, boeken en affiches controleren en invoeren, en Excel-lijsten aanpassen.
Voor collega’s met kinderen is het echter wat puzzelen. Doordat de scholen gesloten zijn, zijn zij genoodzaakt om te zoeken naar alternatieve opvangmogelijkheden. Daarnaast zetten zij ook in op preteaching.
Doorgaans is er sinds de eerste week thuiswerken tot nu toe voor velen niet bijster veel veranderd. Enkele collega’s werkten voor de coronamaatregelen van kracht gingen ook af en toe al van thuis uit. Zij hebben niet het gevoel dat dit een grote aanpassing is. Wetenschappelijk medewerker Bart D’hondt: “[thuiswerk] is allesbehalve nieuw voor mij, ik doe dit al jaren en ik doe dat graag. Ik heb mijn vaste gewoontes al op dat vlak, ben georganiseerd en heb een eigen dagindeling waardoor ik naar mijn aanvoelen voor een aantal taken op een veel rendabelere wijze kan werken.”
Aangepaste dagindeling?
De algemene tendens is om de dag te structureren volgens de uren die werden nageleefd op het Kramersplein. Marc Haegeman, die instaat voor onder andere het beschrijven van de fotocollectie: “ik probeer het dagschema van een werkweek op kantoor te volgen, dus starten om 8.30u, met lunchpauze om 12.00u en stoppen om 17.30u.”
Sommigen wijken hier echter van af en gebruiken een meer flexibele indeling van hun week en werken ook enkele uren in het weekend, zoals een van de onderzoeksmedewerkers: “ik spreid mijn werkuren vaak over een extra dag/dagen: ik werk af en toe ook op feestdagen, in het weekend, of tijdens een dag verlof. Zo kan ik mijn werk doen, terwijl ik bijna elke dag ook buiten kan gaan.” Te rigide vasthouden aan de werkuren, zoals in het archief, kan thuis voor stress en een minder efficiënt werkritme zorgen. Deze medewerker kiest er net voor om gebruik te maken van de flexibiliteit om op de meest productieve momenten te werken.
Hoe verschilt het thuiswerk van het werk op het archief?
Het is vanzelfsprekend dat van thuis werken een paar belangrijke verschillen heeft met werken op het archief. Veerle Vandeputte (wetenschappelijk medewerker): “Je bent beperkter in de taken die je kan doen, en grotendeels aangewezen op wat digitaal beschikbaar/mogelijk is. Je kan bijvoorbeeld niet snel iets opzoeken in de bibliotheek of in een archiefdocument. Als je toch zaken moet meenemen, moet dit beperkt zijn in omvang. Kwetsbaar en kostbaar archiefmateriaal blijft best binnen de muren van het archief.”
Ook het contact met de collega’s verloopt anders. Jeroen Buysse: “fysiek contact wordt vervangen door digitaal contact, zoals uitwisseling van ideeën. Dat verloopt vlot”. Vergaderingen gebeuren via “Zoom”, en om de medewerkers op de hoogte te houden van de evoluties in de archiefwerking en de coronamaatregelen stuurt de directie wekelijks een interne nieuwsbrief rond.
Voor medewerkers die een lange afstand moeten afleggen naar het Kramersplein valt ook de pendelstress weg, het brengt tevens tijdswinst met zich mee. Maar er zijn ook collega’s die het gebrek aan pendelen dan weer als een gemis aanvoelen. Jeroen: “mijn halfuurtje geestelijke rust tijdens de rit naar Gent [is] weggevallen”. Bart: “mijn grootste fysieke inspanning is in normale omstandigheden fietsen naar het Kramersplein. De tocht van Drongen naar Gent en terug valt nu weg en ik ben geen enthousiaste zuiver recreatieve fietser.”
Archiefwerking binnen de context van thuiswerk?
Voor de onderzoekers en communicatiemedewerkers van Liberas verandert er doorgaans niet zo veel. Zij kunnen van thuis uit onderzoek doen, teksten schrijven, social media-berichten plaatsen en de nieuwsbrieven opstellen, vormgeven en uitsturen. Het nodige materiaal vinden zij via het collectiebeheersysteem. Tijdens wekelijkse Zoom-meetings wordt de communicatieplanning voor de daaropvolgende week besproken. Ook de educatieve werkgroep vergadert online via Zoom, en past de educatieve werking aan door bepaalde pakketten gekoppeld aan voorgaande tentoonstellingen binnenkort in een aangepast formaat online aan te bieden.
Archivarissen merken echter enkele struikelblokken in het archiefwerk. Florian: “het ontsluiten van archieven is in principe mogelijk van thuis uit [maar] archief vervoeren en thuis verwerken houdt altijd risico’s in. Als het gaat om het schrijven van teksten of opladen in archiefbeheersysteem Atlantis is het mogelijk dat je de bibliotheek of het archiefdepot nodig hebt. Gaat het om relatief weinig materiaal dan kan dit nog worden opgelost door het digitaliseren van de nodige stukken.” Ook Geertrui Coppens, die zich toelegt op het beschrijven van foto’s in Atlantis, stelt dat “het gebrek aan bronnen, het snel iets kunnen opzoeken, een beperking [is] bij het beschrijven van foto’s. Verwerken van een schenking/een archief [valt ook] heel moeilijk te combineren met thuiswerk. Hiervoor zijn er te veel praktische bezwaren en restricties.”
Thuiswerk in de toekomst?
Wat over de hele lijn duidelijk is, is dat de meeste medewerkers meer willen inzetten op thuiswerken omwille van efficiëntere tijdsindeling en de mogelijkheid om voor een langere tijd geconcentreerd door te werken. Maar het gebrek aan sociaal contact en de praktische overwegingen bij archiefverwerking en publiekswerking blijven echter minpunten van dat thuiswerk. Minstens gedeeltelijke fysieke aanwezigheid in de archiefinstelling blijft cruciaal.
Thuiswerktips
Om thuiswerkers een hart onder de riem te steken, zetten we bij deze enkele thuiswerktips van Liberas-medewerkers op een rijtje:
Ook in deze moeilijke periode werkt Liberas dus verder. Wil je de collectie raadplegen of heb je een vraag? We helpen je graag verder. Contacteer Liberas via info@liberas.eu of telefonisch (09/221.75.05) tijdens de kantooruren.
